董事长秘书需要做那些事情

董事长秘书需要做那些事情

大公司设有董事长，董事长一般配有文字秘书和事务秘书或者行政秘书，行政秘书需要做的事情很多，很琐碎，这里手把手的叫你，怎样做一个高级行政秘书。

一、董事长电话的如何处理

1、对于打给董事长的电话首先礼貌、客气、委婉地让客人自我介绍清楚身份。

2、如果实属董事长的电话，客人同意转达的，准确做好来电记录，及时转达，并留好客人的联系方式。

3、客人来电话内容重要，确需要董事长接听的电话，要在得到董事长同意的情况下，转接过去。

4、来话所涉及的内容属于一般的业务范畴、具体业务部门可以接待的，转到具体部门处理。

二、董事长约见客人以及临时客人如何接待与安排

1、对于董事长约见的客人，在方便的时间通过电话（特殊情况、专程代表董事长前往）与约见客人联络。

2、根据董事长的意见，向客人转达约见的目的和约见的时间，客人不能如期赴约，提前或者推迟，还要争求董事长意见，同意或者另行约定时间。

3、 根据约见的客人距离远近，提前一定的时间提醒董事长，如因特殊情况董事长改变约见时间，要及时通知客人，作好解释和时间变更说明。

4、客人如期光顾的直接引导到董事长办公室，如客人是第一次见面的要互相介绍，然后上茶水，随后退出。并且二次上茶时间间隔15分钟、三次上茶时间间隔20分钟。

5、如果客人来到时正逢董事长正在进行其他重要的事务，不能马上约见的，要先引导到接待室等候、做必要的说明和礼节性的沟通。

6、接近就餐时间、征求董事长的意见预定酒店或通知食堂做准备。

7、根据客人需要以及重要程度提前与本部门负责车辆人员沟通、做客人用车准备。

8、临时突然来访的客人，先了解客人客人的身份与目的，如认为有必要董事长会见，在得到同意做引见。或者婉言谢绝、或者介绍到有关部门。

三、内部分公司及各部门上报董事长文件、材料报告如何处理

1、分公司、各部门上报董事长的传真、文件、材料，每天汇总整理两次， 分别于11：30、 17：00上报。对于紧急的文件，随时上报。并向董事长口头说明急缓程度。

2、对于多份材料根据类别、根据急缓程度、按先后顺序排列好。

3、对于急件、请求董事长尽快答复的，可以提醒董事长在期限内给予答复。

4、对董事长批复的文件及时发回原部门。紧急批复可以先电话通知批复结果，随后传递。

董事长的信函邮件、报刊的接收与转交

1、信件、资料、进行初选，属于一般商业函件，拆阅转给有关部门或者当场作废。

2、属于私人信件、材料，没有董事长的允许，直接转给董事长亲自处理。

3、董事长专用的报刊、杂志每天收齐后一并送交。

4、在董事长授权下打理个人邮箱，重要内容及时整理反馈

董事长办公室的内务管理

1、每天早上班后，对卫生员室内环境卫生情况做检查、并指导不周到之处的改善

2、对室内整体巡查、如有异常问题及时处理。例如照明是否正常、各类电器设备运转是否正常。

3、在保持原有桌面文件物品的位置情况下，对桌面进行必要的整理。

4、对于已经阅读完的报纸进行整理、对于在报纸有特殊标注，单独整理存阅。

5、对衣物等用品做整理规范摆放。

6、每天早在董事长到来时装茶水一杯，中间递送文件等事情时、查看杯内茶水是否需要补充。

六、董事长口头指示转达

董事长对内部各级领导、各部门的口头指示要做好记录，按指定的传达范围、指定时间准确传达。需要当时反馈的，及时准确反馈。

七、董事长外出行程用车、及票务办理及生活安排

1、及时掌握董事长的出行情况、适时通知司机做好出车准备。

2、需要乘坐铁路、航空等交通工具的，根据日程预定车（机）票，根据需要确定是否反程的

3、提醒乘车、乘机时间。

4、准备饮水、水果等、以及必备的药品、书报。

5、根据出行目的准备相关资料，例如谈判、会议所需要的资料，拜访客人所需的礼品等。

6、根据出行的远近、时间准备适当的衣物。

八、相关信息的汇集与整理提供

注意搜集相关的信息进行必要的整理及时反馈。

九、董事长参加各类会议有关准备

1、准备好参加会议所需资料。

2、准备好饮用茶水，并视实际情况及时补充茶水。

十、负责参加对外活动的所需物品的准备、及相关信息的提供

1、说明所参加对外活动的背景、注意事项

2、准备参加活动必备的材料与物品

十一、提醒董事长已经计划的行程和工作日程和已经预约的外事活动

1、准确掌握董事长的行程与工作日程、按计划实行，并且对重要日程及时提醒。

2、如有特殊情况、取消行程和日程及时通知相关人员。

十二、负责文件及意见的记录与转达、各类报告的汇总与传递

1、一般简单的事项不安排面见董事长，可把需要向董事长汇报或请示的内容做记录、转达。

2、各类报告、请示、费用报销、费用申请等汇总后转交董事长、急件单独送交。当天收到的各类需要审批的材料文件等、按急缓分类递送。

3、董事长外出时，紧急报告可以及时通过电话请示，并把批示结果 及时反馈当事人。

十三、负责董事长下达的指令完成情况的督办与反馈

对于重要的、时间紧要的指令下达后，及时催办，并把进展情况及时反馈。

十四、董事长直接交办的工作

凡是董事长交办的事项尽快办理，如不能独立完成的通知相关人员协助完成。

十五、董事长召见领导、员工的联系与安排

1、与所召见的人员联系、如能按时前来的可以让其直接进入董事

长办公室。

2、对于因特殊原因不能当时前来，可与其确定最近时间，并反馈

董事长，征求意见。

十六、一般文字的整理

临时交待的简要文字的材料整理。如有难度可与部门领导或文字秘书联系，按要求完成。

十七、与总经理办公室其他人员及时沟通，为董事长做好其它相关工作

为全面服务好董事长，要经常与本部门其他人员沟通、做好有关工作。