跟我制作简易EXCEL仓库系统：[2]入库单的设计

跟我制作简易EXCEL仓库系统：[2]入库单的设计

本例中入、出库单 的功能有两个：一是仓库部门在办理入库、出库时打印单据。二是可以按其他部门已经打印的单据录入数据。

入库单的设计： 建立表“入库单”，为了便于数据处理，本表分为单据区域和辅助区域；

1.单据表头：

1.1 单据日期：在J3中输入日期公式=TODAY()，是当前日期，单元格格式设置为日期格式，作为入库单据的打印日期。如果已经有单据，只是按单据录入，可以根据单据的实际日期减几天。

1.2 入库单号：在K3中输入“入库单号：”，L3中输入单号自动生成公式= IFERROR(LEFT(K3)&LOOKUP(9^323,(SUBSTITUTE(数据库!C$2:C$3959,"入",)+1)),2013001)。如果数据库中有单号，它会自动计算最后C列一个入库单号，并加上1，作为新单号；如果是第一次使用，它会将第一张单号，设置为“2013001”。

1.3 供应商： 在O3中输入“供应商：”。进入供应商表，选中供应商名称列B列，点击公式/名称管理器，新建，EXCEL会自动将列字段首行的“供应商”作为公式的名称，同时自动选择区域，你只需要点击确定即可。定义名称后，就可以在P3中设置数据有效性，有效性条件，允许中选择序列，忽略空值、提供下拉箭头都保持勾选状态；来源中输入“=供应商”，确定。

1.4 如果需要记录供应商的送货单号供以后查询，可以在R3中输入“送货单号："，在S3中录入送货单据的号码。

1.5 将K1:R1合并，输入公式= 用户信息!C2 。将K2:R2合并，输入：”入库单“。作为单据头。字体大小、格式等根据个人喜好设置，这里就不多说了。

2 单据主体

2.1 分别在J4\K4\L4\M4\N4\O4\P4\Q4\R4\S4中输入物料编码、名称、规格、单位、到货数（可选）、入库单价、入库数量、货款金额、价款、税款，

2.2 假如你给单据留下10行，用于录入单据数据。那么将J5:J14用于填写入库物料的物料编码。为了保证数据计算的准确性，可以设置物料编码的数据有效性。

方法是：选中资料表A列（物料编码列)，点击公式/名称管理器/新建，操作同上面1.3中供应商的数据有效性设置，不再赘述。

2.3 在K5中输入公式=IF(J5="","",(IFERROR(VLOOKUP($J5,资料!$A:$I,2,FALSE),"编码有误！")))，下拉到K14。自动返回物料名称，不可填写内容。

2.4 将公式右拉，在L5中将公式改成=IF($J5="","",(IFERROR(VLOOKUP($J5,资料!$A:$I,3,FALSE),"编码有误！")))，下拉到L14。自动返回物料规格，不可填写内容。

2.5 将公式右拉，在M5中将公式改成=IF($J5="","",(IFERROR(VLOOKUP($J5,资料!$A:$I,4,FALSE),"编码有误！")))，下拉到M14。自动返回计量单位，不可填写内容。

2.6 上面已经说到N4\O4\P4是到货数、入库单价、入库数量，那么N5:N14\O5:O14\P5:P14就是用来录入这三类数据的。

2.7 在Q5中输入计算货款金额的公式=IF($P5="","",P5*O5)，下拉到Q14。

2.8 在R5中输入计算价款的公式 =IF(P5="","",Q5/1.17)，下拉到R14。

2.9 在S5中输入计算税款的公式 =IF(Q5="","",(Q5-R5))，下拉到S14。

2.10 第15行作为数量、金额的汇总行。在J15中输入”人民币大写“，合并K15:O15，显示金额大写，在其中写入公式=Q15。在P15中写入”合计“，将Q15:S15合并，写入公式= SUM(Q5:Q14)

3 单据表脚

3.1 在J15中根据需要输入各联单据的用途，我这里是：”白联：存根/库管 红联：财务 蓝联：仓库 黄联：统计“。为了美观，中间留点空格。

3.2 在J16行有相应位置输入：制单、采购、库管员，在其后插入表单控件，开发工具/插入/组合框，在表中画出组合框，右键激活控件组合框，选择”设置控件格式“，在”数据源区域“点一下，选择”员工“表中A列相应区域，确定。

控件格式的其他选项，如大小、保护、属性、包括控制项中的”下拉显示项数“，均可根据需要设置。由于这些不是本文的要点，只提示一下。

3.2 制单、采购、库管员后面的三个组合框，均按上面3.2有方法设置，用于选择显示单据办理的相关人员信息。

4 单据辅助区域

辅助区域主要用于将单据中的其他主要信息记入数据库中，以备查询。但是，这些信息不方便放在单据主体中，所以用辅助区域进行记录。

4.1 分别在C4\D4\E4中输入月份、入库日期、入库单号、供应商。

4.2 在C5中输入公式=$J$2，然后下拉到C14。因为出于美观的需要，这几列都要隐藏，改写月份时不方便，所以定在J2中输入月份的值（一月输入一次即可）。

4.3 在D5中输入本条记录的日期公式 =IF($K5="","",$J$3)，下拉到D14。注：前面1.1中已经提到J3中有日期公式。

4.4 在E5中输入提取入库单号的公式 =IF($K5="","",$L$3)，下拉到E14。注：前面1.2中已经有公式返回现在的单号。

4.5 在F5中输入提取供应商名称的公式 =IF($K5="","",$P$3)，下拉到F14。注前面1.3已经提到P3中设置了有效性，会显示供应商名称。

4.6 在G5中输入提取送货单号的公式=IF($K5="","",$S$3)，下拉到G14。

4.7 单据辅助区域设置完后，将B：I列隐藏。

5 补充资料区域，读者自行决定是否设置，也可以与单据主体一起打印。为满足需要的读者，这里也分享给大家。

5.1 分别在W4\X4\Y4\Z4中输入备注、库位、原有库存、入库后库存。

5.2 备注W5:W14根据需要决定是否填写。

5.3 库位的显示可以在X5中输入 =IF($J5="","",VLOOKUP($J5,资料!$A:$K,6,0))，下拉公式至X14，可以即时查看相应物料的存放库位。

5.4 原有库存提取，在Y5中输入 =IF($J5=0,0,VLOOKUP($J5,月帐!B:W,20,FALSE))，下拉公式至Y14，可以即时查看相应物料的库存数量。

5.5 入库后库存的计算，在Z5中输入 =IF(P5=0,0,Y5+P5)，下拉公式至Z14，可以即时反映入库后的库存数量。便于库管员及时核对帐实。

表中C5:G14/K5:M14/Q5:S14/X5:Z14等区域因为有公式，所以不允许编辑，以免破坏公式造成出错！